Jak przygotować firmę na start współpracy z agencją marketingową

Jak przygotować firmę na start współpracy z agencją marketingową, żeby pierwsze tygodnie nie upłynęły na szukaniu haseł, materiałów i ustalaniu podstaw? Dobre przygotowanie po stronie firmy pozwala szybciej przejść od rozmów organizacyjnych do konkretnych działań: strony internetowej, kampanii reklamowych, SEO, brandingu czy prowadzenia social media.

Nie oznacza to jednak, że przed pierwszym spotkaniem trzeba przygotować rozbudowany brief na kilkadziesiąt stron. Znacznie ważniejsze są jasne cele, podstawowe informacje o firmie, uporządkowane dostępy oraz świadomość tego, kto podejmuje decyzje po stronie klienta.

01. Zacznij od określenia, po co właściwie potrzebujesz agencji

Pierwszym krokiem nie powinno być przygotowanie listy postów na Facebooka albo pomysłów na reklamy. Najpierw trzeba określić cel biznesowy, który marketing ma wspierać.

„Chcemy być bardziej widoczni” jest dobrym punktem wyjścia, ale dla agencji to za mało, żeby zaplanować konkretne działania. Znacznie więcej mówi informacja: „chcemy zwiększyć liczbę zapytań o usługę”, „uruchamiamy nowy sklep internetowy”, „potrzebujemy odświeżyć markę przed wejściem na nowy rynek” albo „mamy ruch na stronie, ale niewiele osób wysyła formularz”.

Warto więc odpowiedzieć sobie na kilka pytań:

• ✔ Co ma się zmienić dzięki współpracy?
• ✔ Która usługa lub produkt jest obecnie najważniejszy?
• ✔ Do jakiego klienta chcemy docierać?
• ✔ Czy zależy nam na sprzedaży, zapytaniach, rozpoznawalności czy uporządkowaniu marki?
• ✔ Czy działania mają być lokalne, np. na Szczecin i okolice, czy prowadzone w całej Polsce?

Im lepiej określony cel, tym łatwiej dobrać właściwe narzędzia. Czasami potrzebna będzie kampania Google Ads, innym razem poprawa strony internetowej, SEO albo zupełnie nowe materiały graficzne. Dobra agencja nie powinna zaczynać od wyboru kanału, zanim nie pozna celu.

02. Przygotuj podstawowe informacje o firmie i klientach

Kolejny etap to zebranie wiedzy, która dla właściciela firmy często wydaje się oczywista, ale dla osoby z zewnątrz wcale taka nie jest. Agencja musi stosunkowo szybko zrozumieć, czym firma naprawdę się wyróżnia, na czym zarabia i dlaczego klienci wybierają właśnie jej ofertę.

Nie trzeba tworzyć oficjalnego dokumentu. Wystarczy nawet kilka punktów opisujących najważniejsze elementy działalności.

Przydatne będą informacje o głównych usługach lub produktach, najbardziej rentownych obszarach działalności, typowym kliencie, najczęściej zadawanych pytaniach oraz przewagach nad konkurencją. Jeśli firma działa lokalnie, warto również wskazać obsługiwany obszar — przykładowo Szczecin, Police, Goleniów i okolice.

Bardzo wartościowa jest również wiedza z codziennego kontaktu z klientami. Handlowiec czy właściciel firmy często wie, jakie obiekcje pojawiają się przed zakupem, czego klienci nie rozumieją i dlaczego czasem rezygnują. Takie informacje mogą później wpływać na treść strony, reklam, landing page’y czy publikacji w social media.

03. Zbierz materiały, które już posiadasz

Jeżeli zastanawiasz się, jak przygotować firmę na start współpracy, nie zakładaj, że wszystkie materiały trzeba tworzyć od początku. Bardzo często firma posiada już wiele przydatnych elementów — są tylko rozsiane po komputerach, skrzynkach mailowych i dyskach pracowników.

Przed rozpoczęciem współpracy dobrze zebrać w jednym miejscu:

• ✔ logo w możliwie najlepszej jakości, najlepiej również w formacie wektorowym,
• ✔ księgę znaku lub podstawowe zasady identyfikacji wizualnej,
• ✔ zdjęcia firmy, produktów, zespołu i realizacji,
• ✔ katalogi, prezentacje i wcześniejsze materiały reklamowe,
• ✔ opisy produktów oraz usług,
• ✔ referencje i opinie klientów,
• ✔ wcześniejsze kampanie reklamowe i raporty,
• ✔ informacje o stosowanych fontach, kolorach i elementach graficznych.

Nie oznacza to, że wszystko zostanie wykorzystane. Czasami podczas audytu okazuje się, że wcześniejsze materiały wymagają aktualizacji albo nie pasują już do kierunku, w którym rozwija się firma. Znacznie łatwiej jednak podjąć taką decyzję, kiedy projektant lub marketer widzi dotychczasowy sposób komunikacji.

W skrócie

Dobre przygotowanie do współpracy nie polega na wykonaniu pracy za agencję. Chodzi o przekazanie jej wiedzy, którą posiada tylko Twoja firma: celów, informacji o klientach, materiałów, wcześniejszych doświadczeń i dostępów do używanych narzędzi.

04. Uporządkuj dostępy do strony, reklam i analityki

Ten krok potrafi oszczędzić bardzo dużo czasu już na początku współpracy. Jeżeli agencja ma zajmować się stroną, SEO lub reklamą, wcześniej czy później potrzebne będą odpowiednie uprawnienia.

W zależności od zakresu prac mogą to być między innymi:

• ✔ WordPress lub inny CMS,
• ✔ hosting i panel domeny,
• ✔ Google Analytics,
• ✔ Google Search Console,
• ✔ Google Ads,
• ✔ Profil Firmy w Google,
• ✔ Meta Business Suite i konto reklamowe,
• ✔ narzędzia mailingowe,
• ✔ konta firmowe w mediach społecznościowych.

W miarę możliwości warto nadawać osobne dostępy użytkownikom, zamiast przekazywać główne hasło do konta. Pozwala to łatwiej kontrolować uprawnienia i odebrać je po zakończeniu współpracy.

Nie wysyłaj też wszystkich haseł w jednej zwykłej wiadomości e-mail. Bezpieczeństwo dostępu do strony, hostingu czy kont reklamowych powinno być częścią całego procesu współpracy, a nie dodatkiem rozwiązywanym dopiero po wystąpieniu problemu.

05. Ustal jedną osobę odpowiedzialną za decyzje

Nawet dobrze zaplanowany projekt może zacząć się przeciągać, jeśli nie wiadomo, kto zatwierdza materiały.

Przy stronie internetowej mogą to być teksty, projekt graficzny, struktura podstron czy zdjęcia. W kampanii reklamowej — kreacje, budżety i komunikaty. Przy brandingu — kierunek identyfikacji, logo i kolejne elementy systemu wizualnego.

Jeżeli każda decyzja wymaga konsultacji z kilkoma osobami, a ich uwagi są przekazywane osobno, bardzo łatwo o sprzeczne poprawki.

Najlepszym rozwiązaniem jest wskazanie po stronie firmy osoby, która zbiera komentarze zespołu i przekazuje agencji jedną uporządkowaną informację zwrotną. Nie musi podejmować wszystkich decyzji samodzielnie, ale powinna koordynować komunikację.

W Ledron Studio działamy jako dwuosobowy zespół — Filip odpowiada przede wszystkim za strony internetowe, WooCommerce, SEO techniczne i opiekę nad stronami, a Paulina za marketing, reklamy, branding, grafikę i social media. Dzięki temu już na początku można dopasować komunikację do konkretnego zakresu projektu.

Więcej o tym, jak pracujemy, znajdziesz na stronie O nas.

06. Powiedz agencji, co działało wcześniej — i co nie działało

Historia wcześniejszych działań marketingowych jest równie ważna jak plany na przyszłość.

Jeżeli firma prowadziła Google Ads, pozycjonowanie, social media albo współpracowała wcześniej z inną agencją, warto powiedzieć o tym otwarcie. Szczególnie pomocne są informacje o działaniach, które nie przyniosły oczekiwanych rezultatów.

Nie chodzi o szukanie winnych. Chodzi o to, żeby nie powtarzać tych samych błędów.

Przykładowo firma może mieć za sobą kampanię, która generowała dużo wejść na stronę, ale niewiele zapytań. Sam ten fakt jest już ważną wskazówką: problem mógł znajdować się nie tylko w reklamach, lecz również w ofercie, formularzu, stronie docelowej albo sposobie mierzenia konwersji.

Jeżeli potrzebujesz wsparcia właśnie w kampaniach i komunikacji, możesz wcześniej sprawdzić zakres naszej oferty marketingu i reklamy.

07. Ustal sposób komunikacji i przekazywania poprawek

Na początku warto uzgodnić kilka prostych zasad organizacyjnych: gdzie trafiają materiały, kto zgłasza poprawki, jak zatwierdzane są kolejne etapy oraz jakie informacje powinny znaleźć się w wiadomościach.

Najwięcej czasu często nie traci się na samo wykonanie projektu, ale na rozproszoną komunikację. Jedna uwaga wysłana e-mailem, druga przez komunikator, trzecia podczas rozmowy telefonicznej i czwarta przekazana kilka dni później potrafią skutecznie utrudnić pracę.

Dobrą praktyką jest zebranie komentarzy i wysyłanie ich jako jednej listy dotyczącej konkretnego etapu. Przy projektach graficznych warto wskazywać dokładnie element, którego dotyczy uwaga. Przy stronie internetowej — nazwę podstrony lub sekcji. Przy kampanii — konkretną reklamę, grafikę albo tekst.

Takie podejście skraca liczbę rund poprawek i ogranicza ryzyko nieporozumień.

Jak wygląda dobry start współpracy?

Dobrze przygotowany początek nie wymaga od klienta wiedzy o SEO technicznym, konfiguracji kampanii czy projektowaniu UX. Od tego jest agencja.

Firma powinna przede wszystkim wiedzieć, dokąd chce dojść i co może przekazać osobom odpowiedzialnym za realizację projektu. Agencja powinna natomiast przełożyć te informacje na strategię, konkretne zadania i rozwiązania techniczne.

Dlatego odpowiedź na pytanie, jak przygotować firmę na start współpracy, sprowadza się do kilku rzeczy: uporządkuj cele, zbierz materiały, przygotuj dostępy, wskaż osobę decyzyjną i opowiedz o wcześniejszych doświadczeniach.

Dzięki temu pierwsze spotkanie nie jest rozmową o tym, gdzie znajduje się logo albo kto zna hasło do WordPressa. Można od razu przejść do analizy sytuacji i planowania działań.

W skrócie – checklista przed startem

Przed rozpoczęciem współpracy sprawdź, czy masz:

• ✔ określony najważniejszy cel biznesowy,
• ✔ podstawowy opis grupy klientów i oferty,
• ✔ zebrane logo, zdjęcia i dotychczasowe materiały,
• ✔ listę używanych narzędzi i kont,
• ✔ uporządkowane dostępy,
• ✔ informacje o wcześniejszych działaniach marketingowych,
• ✔ wskazaną osobę odpowiedzialną za kontakt i akceptację,
• ✔ listę najważniejszych pytań i oczekiwań wobec agencji.

Nie musisz mieć gotowej strategii. Możemy przygotować ją wspólnie na podstawie tego, gdzie dziś znajduje się Twoja firma i jaki efekt chcesz osiągnąć.

Planujesz stronę internetową, branding, kampanię reklamową albo stałe działania marketingowe? Skontaktuj się z Ledron Studio i opowiedz nam, czego potrzebujesz.