Jak przygotować materiały i teksty przed startem projektu graficznego

Dobrze przygotowane materiały i teksty do projektu graficznego potrafią znacząco usprawnić współpracę i ograniczyć liczbę niepotrzebnych poprawek. Niezależnie od tego, czy powstaje ulotka, katalog, zestaw grafik do social media, prezentacja czy nowa identyfikacja wizualna, warto zebrać najważniejsze informacje jeszcze przed rozpoczęciem projektowania.

Dzięki temu grafik może skupić się na rozwiązaniu problemu wizualnego zamiast na poszukiwaniu brakującego logo, ustalaniu aktualnego numeru telefonu czy kilkukrotnym przebudowywaniu projektu po dostarczeniu nowych tekstów.

Krok 1: określ, co dokładnie ma powstać

Zanim zaczniesz kompletować pliki, ustal zakres projektu. „Potrzebujemy grafiki” to zdecydowanie za mało informacji. Inaczej przygotowuje się materiały do wizytówki, inaczej do katalogu produktowego, a jeszcze inaczej do kampanii reklamowej w social media.

Warto odpowiedzieć sobie na kilka podstawowych pytań:

• ✔ Co dokładnie ma zostać zaprojektowane?
• ✔ Gdzie materiał będzie wykorzystywany?
• ✔ Czy będzie publikowany online, drukowany, czy używany w obu formach?
• ✔ Jaki jest jego główny cel?
• ✔ Do kogo jest skierowany?
• ✔ Czy istnieje określony termin publikacji lub druku?

Przykładowo plakat promujący wydarzenie powinien przede wszystkim szybko przekazywać miejsce, datę i charakter wydarzenia. Katalog usług musi natomiast pomieścić znacznie więcej informacji i prowadzić odbiorcę przez kolejne sekcje w uporządkowany sposób.

Im wcześniej wiadomo, jaki problem ma rozwiązać projekt, tym łatwiej dobrać odpowiednią hierarchię informacji i formę graficzną.

Krok 2: przygotuj finalne teksty

Jednym z najczęstszych powodów dodatkowych poprawek jest projektowanie na tekstach, które później całkowicie się zmieniają. W grafice długość treści ma ogromne znaczenie — nagłówek składający się z czterech słów zajmuje zupełnie inną przestrzeń niż dwuzdaniowy opis.

Dlatego materiały i teksty do projektu graficznego najlepiej przekazać w możliwie finalnej wersji.

Nie oznacza to, że przecinek poprawiony na końcu procesu zniszczy projekt. Problem pojawia się wtedy, gdy po zaakceptowaniu układu okazuje się, że zamiast jednego akapitu potrzebne są trzy, trzeba dodać cztery nowe usługi albo zmienić główny komunikat kampanii.

Przed wysłaniem treści sprawdź:

• ✔ nazwy produktów i usług,
• ✔ nagłówki i hasła reklamowe,
• ✔ ceny, jeżeli mają znaleźć się w projekcie,
• ✔ numery telefonów i adresy e-mail,
• ✔ adres firmy,
• ✔ adres strony internetowej,
• ✔ daty i godziny wydarzeń,
• ✔ CTA, np. „Umów konsultację”, „Sprawdź ofertę” czy „Napisz do nas”,
• ✔ wymagane informacje formalne.

Jeżeli nad tekstami pracuje kilka osób, dobrze wyznaczyć jedną osobę odpowiedzialną za przesłanie ich ostatecznej wersji.

Krok 3: zbierz logo i elementy identyfikacji wizualnej

Logo przesłane jako mały JPG pobrany ze strony internetowej może wyglądać poprawnie na ekranie, ale często nie nadaje się do profesjonalnego projektu, szczególnie przeznaczonego do druku.

Najlepiej przekazać dostępne pliki źródłowe i wektorowe, np. SVG, EPS, AI lub PDF. Przydatne mogą być również wersje PNG z przezroczystym tłem.

Jeżeli firma posiada księgę znaku albo brandbook, warto przesłać go razem z pozostałymi materiałami. Dzięki temu projektant od początku zna:

• ✔ właściwe warianty logo,
• ✔ kolory marki,
• ✔ kroje pisma,
• ✔ zasady stosowania znaku,
• ✔ niedozwolone modyfikacje,
• ✔ charakterystyczne elementy identyfikacji.

Jeżeli takich zasad jeszcze nie ma, warto poinformować o tym na początku. W ramach projektów graficznych i brandingu Ledron Studio możemy pracować zarówno na istniejącej identyfikacji wizualnej, jak i pomóc uporządkować ją lub stworzyć od podstaw.

Krok 4: wybierz zdjęcia i grafiki, które naprawdę można wykorzystać

Zdjęcia są często dostarczane dopiero wtedy, gdy projekt jest już prawie gotowy. Tymczasem fotografia potrafi wpływać na cały układ materiału: jego kolorystykę, proporcje, miejsce na tekst czy sposób prowadzenia wzroku odbiorcy.

Jeżeli posiadasz własne zdjęcia produktów, zespołu, realizacji albo siedziby firmy, najlepiej przekazać je w oryginalnych plikach, bez wcześniejszego wysyłania przez komunikatory, które mogą zmniejszyć ich jakość.

Jeżeli zdjęć jeszcze nie ma, poinformuj o tym projektanta. Można wtedy zaplanować inną formę wizualną albo określić, jakiego rodzaju fotografie będą potrzebne.

Nie warto natomiast samodzielnie pobierać przypadkowych zdjęć znalezionych w Google. To, że plik można zapisać na komputerze, nie oznacza automatycznie, że można wykorzystać go komercyjnie. W projekcie firmowym trzeba korzystać z materiałów, do których posiadamy odpowiednie prawa lub licencję.

Krok 5: pokaż, co Ci się podoba — ale wyjaśnij dlaczego

Inspiracje potrafią bardzo pomóc, jeżeli są dobrze opisane. Sam zestaw piętnastu linków do projektów z Pinteresta nie zawsze mówi projektantowi, który element każdego z nich jest dla klienta najważniejszy.

Lepiej dopisać krótką informację:

• „podoba nam się duża typografia”,
• „chcielibyśmy podobnie dużo wolnej przestrzeni”,
• „ten styl jest dla nas zbyt elegancki”,
• „podoba nam się sposób prezentacji zdjęć”,
• „nie chcemy efektu typowego dla korporacyjnej broszury”.

To pozwala zrozumieć kierunek wizualny, a nie kopiować konkretne rozwiązania.

Zasada: inspiracja powinna pomagać określić kierunek projektu, a nie zastępować brief.

Dobry projekt powinien odpowiadać na potrzeby konkretnej marki, jej odbiorców i celu biznesowego.

Krok 6: ustal hierarchię informacji

Nie każda informacja na grafice powinna być równie widoczna. Jeżeli wszystko jest duże, pogrubione i kolorowe, odbiorca nie wie, na co spojrzeć najpierw.

Warto więc jeszcze przed rozpoczęciem projektu określić priorytety.

Przykładowo w reklamie lokalnej firmy ze Szczecina hierarchia może wyglądać tak:

1. główna usługa lub korzyść,
2. krótkie wyjaśnienie oferty,
3. CTA,
4. dane kontaktowe,
5. informacje dodatkowe.

W katalogu produktów kolejność może być zupełnie inna. Dlatego przygotowując materiały i teksty do projektu graficznego, dobrze zaznaczyć, które komunikaty są najważniejsze, a które mogą zostać potraktowane jako treść uzupełniająca.

Projektant nie powinien zgadywać, czy numer telefonu jest ważniejszy od adresu strony albo czy promocja obowiązująca tylko przez tydzień ma być głównym elementem reklamy.

Krok 7: przekaż wymagania techniczne

Jeżeli materiał będzie drukowany, warto jak najwcześniej znać jego format i specyfikację. Drukarnia może wymagać konkretnych wymiarów, spadów, sposobu przygotowania pliku lub innych parametrów produkcyjnych.

Podobnie w internecie — grafika na stronę internetową, reklama Meta Ads, post na Instagramie i baner Google Ads mogą wymagać różnych formatów oraz proporcji.

Jeżeli współpracujesz już z drukarnią albo wydawcą, prześlij otrzymaną specyfikację projektantowi. Pozwala to przygotować projekt od początku pod właściwe zastosowanie zamiast dostosowywać go dopiero na końcu.

Krok 8: zbierz materiały w jednym miejscu

Wysyłanie logo e-mailem, zdjęć przez komunikator, tekstów w pliku Word i kolejnych poprawek w wiadomościach prywatnych szybko prowadzi do chaosu.

Znacznie lepiej przygotować jeden uporządkowany folder, np.:

• 01_logo
• 02_brandbook
• 03_teksty
• 04_zdjecia
• 05_inspiracje
• 06_specyfikacja

W pliku z tekstami można dodatkowo podzielić treść na sekcje odpowiadające projektowi.

Takie przygotowanie jest szczególnie ważne przy większych realizacjach, takich jak katalogi, zestawy materiałów reklamowych czy rozbudowane kampanie. Ogranicza ryzyko wykorzystania starego pliku i ułatwia obu stronom kontrolowanie aktualnej wersji materiałów.

Krok 9: ustal, kto zatwierdza projekt

Jeżeli projekt konsultuje właściciel firmy, marketing, sprzedaż i jeszcze kilka innych osób, warto od początku ustalić sposób zbierania uwag.

Najbardziej efektywny model to jedna osoba kontaktowa, która zbiera komentarze wewnątrz firmy i przekazuje projektantowi jeden uporządkowany zestaw zmian.

Dzięki temu można uniknąć sytuacji, w której jedna osoba prosi o powiększenie nagłówka, a kilka godzin później ktoś inny sugeruje jego zmniejszenie.

Przy poprawkach dobrze również wskazywać konkretnie, co ma zostać zmienione i dlaczego. Informacja „coś mi tutaj nie pasuje” daje znacznie mniej możliwości działania niż „nagłówek jest dla nas zbyt formalny i chcemy, żeby komunikacja była bardziej bezpośrednia”.

W skrócie

Przed rozpoczęciem projektu przygotuj:

• ✔ finalne lub prawie finalne teksty,
• ✔ logo w najlepszej dostępnej jakości,
• ✔ brandbook lub informacje o kolorach i fontach,
• ✔ zdjęcia i inne materiały wizualne,
• ✔ inspiracje wraz z krótkim opisem,
• ✔ dane kontaktowe i informacje formalne,
• ✔ wymagania techniczne dotyczące druku lub publikacji,
• ✔ jasną hierarchię najważniejszych komunikatów,
• ✔ jedną osobę odpowiedzialną za przekazywanie uwag.

Im lepiej uporządkowane są materiały i teksty do projektu graficznego, tym więcej czasu podczas współpracy można przeznaczyć na właściwe projektowanie, zamiast szukania plików i porządkowania kolejnych wersji treści.

Jeżeli planujesz nową identyfikację wizualną, materiały reklamowe, katalog, grafiki do social media albo inny projekt dla swojej firmy, skontaktuj się z Ledron Studio. Pracujemy ze Szczecina z firmami lokalnymi oraz klientami z całej Polski i możemy pomóc uporządkować materiały jeszcze przed rozpoczęciem właściwych prac projektowych.